Datenschutzbeauftragter? Wer braucht einen?

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Am 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die DSGVO verbindlich. Durch diese sind eine Vielzahl von Unternehmen und Betrieben die Waren und Dienstleistungen anbieten, von der Änderung betroffen. Wir zeigen Ihnen, was es zu wissen gibt und wo sie einen externen Datenschutzbeauftragten finden, der Ihren Ansprüchen gerecht wird.

Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Um den Datenschutz im Eignen Unternehmen nach DSGVO umsetzen zu können, sind einigen Voraussetzungen zu beachten, damit der Datenschutzbeauftragte verpflichtend gestellt werden kann.

Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden:

  • wenn die Kerntätigkeit aus der Datenverarbeitung besteht, bei der die Nutzer einer regelmäßigen Überwachung bedürfen
  • regelmäßig zehn oder mehr Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Betrieb beschäftigt sind
  • im Unternehmen überwiegend besondere Datenkategorien verarbeitet werden

Hier kann, so will es der Gesetzgeber, ein externer Datenschutzbeauftragter im logistischen Verwaltungsbereich des Unternehmens eingesetzt werden. Dieser gehört als Experte den Mitarbeitern des Betriebes an und übernimmt die Aufgaben, eines regulären Datenschutzbeauftragten.

Ihre Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie gemäß DSGVO einen Datenschutzbeauftragten stellen müssen, bietet sich eine externe Lösung an. Zwar hat ein interner Beauftragter die Betriebsabläufe im Blick, dennoch gibt es Vorteile, die für die externe Besetzung dieser Aufgabe sprechen können:

1. Neutralität

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist neutral und unabhängig. Er ist in die Abläufe in Ihrem Unternehmen nicht involviert und kann damit die Beurteilung von datenschutzrechtlichen Vorgängen vorurteilsfrei vornehmen. Da in der Datenschutz-Grundverordnung die Rede von einem interessenkonfliktfreien Beauftragten ist, verwirklicht ein extern bestellter diese Aufgabe souveräner, da dieser keinerlei Unternehmensinteresse erreicht sehen will.

2. Schonung von Ressourcen

Wenn Sie einen internen Mitarbeiter als Datenschutzbeauftragen bestimmen, geht Ihnen diese Arbeitskraft an bestimmten Stellen verloren, da dieser nun noch weitere Aufgaben übernimmt. Um diesen „Ausfall“ zu kompensieren, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um diesen temporären Engpass auszugleichen. Wenn Sie die Besetzung des Datenschutzbeauftragten jedoch über Outsourcing lösen, bleibt Ihnen Ihr personeller Spielraum erhalten.

3. Nötiges Fachwissen

Der Datenschutzbeauftragte muss entsprechend der Datenschutzgrundordnung über die notwendige Qualifikation verfügen, um diesen Posten ausfüllen zu können. Hierfür müssen interne Mitarbeiter nicht selten extra geschult werden, damit sie über das nötige Fachwissen verfügen. Externe Datenschutzbeauftragte, wie sie Ihnen unser Partner, Datenschutzexperte.de, stellt, sind Fachleute mit Erfahrung und der entsprechenden Kompetenz.

4. Einarbeitung eines externen Datenschutzbeauftragten

Da ein externer Datenschutzbeauftragter nicht Teil des Unternehmens ist, benötigt dieser im Gegensatz zu einem internen Mitarbeiter, etwas Zeit zur Einarbeitung. Dementsprechend muss dieser sich erst mit den speziellen Umständen, Bedingungen und Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen vertraut machen. Dieser Zeitraum ist bei der Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten mit einzukalkulieren. Jedoch ist diese benötigte Einarbeitungszeit in der Regel deutlich geringer im zeitlichen Aufwand, als ein interner Beauftragter für eine Ausbildung samt Einarbeitung benötigt.

Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter für Sie?

Der externe Datenschutzbeauftragte gewährleistet, dass in Ihrem Unternehmen alle gesetzlichen Vorschriften des Datenschutzes in vollem Umfang eine Umsetzung finden. Er übernimmt die Verantwortung für den betrieblichen Datenschutz und sorgt für die Einhaltung dieser Richtlinien. Ebenfalls kann er Aufgaben an andere delegieren und diese überwachen. Ein großer Vorteil für Sie dabei ist, das dieser extern bestellte Datenschutzbeauftragte unabhängig und losgelöst von unternehmerischen Interessen arbeitet.

Mögliche Aufgaben

Kurz gesagt sorgt der externe Datenschutzbeauftragte im Betrieb für eine sachgerecht und gesetzeskonforme Datenschutzorganisation.
Dabei übernimmt er folgende Punkte für Sie:

  • Kontrollirrung und Prüfung der Datensicherheit im Unternehmen
  • Aufbau der Datenverarbeitung im Betrieb
  • Gewährleistung des Datenschutzes
  • Management des Datenschutzes im Unternehmen im Bezug auf Auftreten und Reputation
  • Beratung zur Datenverarbeitung
  • Aufbau der Verfahrensverzeichnisse
  • Bereitstellung von Arbeitshilfen
  • Unterrichtung von Mitarbeitern
  • Auswertung und Prüfung von Kernprozessen
  • Schulung der Mitarbeiter im Unternehmen im Rahmen des Datenschutzes
  • Aufbau der nötigen IT-Strukturen und deren Organisation
  • Beratung der Geschäftsleitung zum Datenschutz
  • Zusammenarbeit mit Kontrollbehörden, wenn von Unternehmen gewünscht
  • Kontrolle der automatisierten Datenverarbeitung
  • Folgenabschätzung der im Unternehmen stattfinden datenschutzrechtlichen Prozesse
  • Beratung und Organisation im täglichen Geschäft
  • Beratung und Sensibilisierung der Mitarbeiter bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
  • transparenter Arbeitgeberdatenschutz und Arbeitnehmerdatenschutz

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist eine zuverlässige Alternative zu einem intern bestellten. Als Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlichen Angelegenheiten, die er aus seiner objektiven Perspektive heraus sehen kann, fungiert er als betriebsexterner Mitarbeiter. So unterwirft sich dieser nicht internen Betriebsinteressen oder datenschutzfremden Vorgängen. Somit fungiert dieser als objektiver Partner für die Geschäftsleitung.

Wie finden Sie den passenden externen Datenschutzbeauftragten?

Wichtig für Sie als Unternehmer ist, auf die Fachkompetenz beim Outsourcing zu achten. Ebenfalls, und da ist der Gesetzgeber unmissverständlich, muss dieser über eine notwendige Expertise verfügen, damit er die Aufgaben fachgerecht ausüben kann. Verantwortlich für die Auswahl ist grundsätzlich das Unternehmen, das sich beim Outsourcing für einen externen Datenschutzbeauftragten entscheidet. Empfehlenswert sind daher Unternehmen, die Zertifikate anerkannter Institute vorweisen können. Ebenfalls können Sie sich auch auf sonstige Experten beziehen, wie beispielsweise Rechtsanwälte, die auf das Datenschutzrecht spezialisiert sind. Dennoch sind Sie mit den Fachkräften der Datenschutzexperten optimal beraten und müssen sich weder Sorgen um die Kompetenz noch um das Serviceangebot machen. Lücken mit datenschutzrechtlicher Bedeutung finden Sie bei unserem Partner nicht.

Wir von BestMarketing No.1 können keinen Datenschutzbeauftragten stellen. Jedoch können wir hier bedenkenlos unseren Partner nennen. Die professionellen Mitarbeiter bieten Ihnen eine fachliche Lösung zu einem günstigen Preis. Schauen Sie sich die Leistungen und die aufgerufenen Preise doch einfach einmal selbst an. Die Experten übernehmen alle im Unternehmen anfallende Aufgaben eines Datenschutzexperten oder alternativ genau das, was von Ihnen gefordert wird.

Sie benötigen einen externen Datenschutzbeauftragen? Dann schauen Sie mal hier!

Unterschiede bei internen und externen Datenschutzbeauftragten

Zu aller erst lassen sich die beiden Arten den Datenschutzbeauftragten in den entstehenden Kosten unterschieden. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte, der aus den Mitarbeitern bestimmt wird, steht bei Ihnen auf der Gehaltsliste. Zudem müssen in dessen Ausbildung sowie eventuelle Weiterbildungen investiert werden. Zusätzlich fallen Kosten für Arbeitsmaterial und Literatur an, die von Ihnen zu tragen sind. Beim externen Datenschutzbeauftragten sind alle Kosten transparent durch den Vertrag festgelegt. So gibt es keine versteckten Positionen und unangenehme Überraschungen.

Ebenfalls muss sich ein interner Datenschutzbeauftragter auf Kosten von der Arbeitszeit intensiv in das Thema einarbeiten und Weiterbildungsmaßnahmen ergreifen, um als fachkundiger Beauftragter seine Aufgaben erfüllen zu können. Mit dem externen Datenschutzbeauftragen bekommen Sie einen Mitarbeiter gestellt, der zertifiziert ist und sofort als Fachkraft fungieren kann. Bei der Einarbeitung hat der interne Beauftragte jedoch Vorteile, da er die internen Abläufe kennt. Der externe Datenschutzbeauftragte muss sich erst in die Prozesse und Abläufe einarbeiten.

Ebenfalls gibt es bedeutende Unterschiede in der Haftung. Kommt es aufgrund von folgenschweren Fehlern aufgrund der Beratung des internen Datenschutzbeauftragten, haftet dieser im Rahmen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung. Das hat eine vollumfängliche Haftung von Ihnen als Geschäftsführer zur Folge. Beim externen Datenschutzbeauftragten haftet dieser für die fehlerhafte Beratung. Damit minimieren Sie in diesem Bereich durch eine externe Lösung Ihr eigenes Risiko.

Zudem ist der externe Datenschutzbeauftragte ein zertifizierter Datenschutzexperte. Dieser steht Ihrem Unternehmen für exakt die Zeit zur Verfügung, die Sie vereinbart haben. Dabei garantiert dieser Ihnen den bestmöglichen Schutz für Ihr Unternehmen, bei einem vertraglich festgelegten Preis, flexiblen Laufzeiten und transparenter Struktur. Läuft die variable Vertragslaufzeit aus, müssen Sie sich zudem keine Gedanken über Kündigungsfristen, wie es bei einem internen Beauftragten der Fall wäre, machen. Lediglich eine fristgerechte Beendigung ist notwendig. Somit sind Sie in der Planung immer flexibel.

Ebenso ist es denkbar, eine externe Lösung so lange zu bevorzugen, bis Sie einen Mitarbeiter so weit ausgebildet und eingearbeitet haben, bis der diese Aufgaben selbsttätig übernehmen kann. Besonders, wenn Sie als Geschäftsführer auf eine besonders nachhaltige Personalwirtschaft setzen.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie einen Blick in das Bundesdatenschutzgesetz wagen, können Sie hier entnehmen, dass der Datenschutzbeauftragte nicht selbst für die Umsetzung der im BDSG festgehaltenen Vorschriften verantwortlich ist, sondern er muss Maßnahmen einleiten, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Gesetzte in diesem Bereich jederzeit umsetzt. Dabei überwacht der Datenschutzbeauftragte die Datenverarbeitungsprogramme und kontrolliert die Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen mit der Erhebung personenbezogenen Daten betraut sind. Ebenfalls steht der Datenschutzbeauftragte Ihnen und Ihren Mitarbeitern beratend zur Seite.

Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?

Da viele Unternehmen nicht an der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten vorbeikommen, spielen natürlich die Kosten eine übergeordnete Rolle. Da Ihnen die EU-Datenschutzverordnung als auch das Bundesdatenschutzgesetz eine Beauftragung vorschreibt, kann die Entscheidung für einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten durchaus finanzielle Risiken bergen. Um eine konkrete und nachhaltige Entscheidung treffen zu können, müssen hier natürlich die Kosten gegenübergestellt werden.

Kosten des internen Datenschutzbeauftragten

Sie als Unternehmer haben die Wahl, ob Sie einen externen Datenschutzbeauftragten wählen oder lieber einem internen Mitarbeiter die Chance geben möchten. Dabei erscheint der eigene Angestellte auf den ersten Blick die bessere Wahl, denn dieser ist mit einem Arbeitsvertrag an Ihr Unternehmen gebunden und zudem steht dieser ja bereits auf der Gehaltsliste.

Hier wird jedoch meist nicht beachtet, dass bei einem internen Datenschutzbeauftragten in regelmäßigen Abständen Fortbildungen anstehen. Gerade, wenn sich Gesetzeslagen ändern. Hier werden Aus- oder Fortbildungen fällig, die im Rahmen von Seminaren und Lehrgängen vermittelt werden. Zudem muss Zeit von der eigentlichen Tätigkeit des Beauftragten anderweitig ausgefüllt werden, was personal-technisch Kosten verursacht. Ebenfalls muss hier kalkuliert werden, dass sich das Arbeitsverhältnis bei schlechter Arbeit oder anderen Faktoren nicht einfach trennen lässt, da der interne Datenschutzbeauftragte über einen besonderen Kündigungsschutz verfügt.

Kosten des externen Datenschutzbeauftragten

Hier fallen natürlich als Erstes die entstehenden Extrakosten auf. In einem Dienstleistungsvertrag mit unserem Partner von Datenschutzexperte.de wird die Basis für eine Zusammenarbeit gelegt. Ebenfalls wird in diesem die Vergütung festgelegt. Damit erhalten Sie einen vollständig ausgebildeten Fachmann in Sachen Datenschutz, der sich selbst Fortbildet und so immer auf einem aktuellen Wissensstand ist, ohne das Ihnen zusätzliche Kosten entstehen. Darüber hinaus verfügt dieser über jegliche hierfür benötigte Literatur, ohne dass diese von Ihnen extra angeschafft werden müsste. Ebenso lassen sich im Dienstleistungsvertrag einzelne Leistungen buchen oder individuelle Projekte definieren. Darüber hinaus gibt es keinen gesonderten Kündigungsschutz, was sich ebenfalls positiv auf Ihre Kostenbilanz auswirkt.

Bei unserem Partner, Datenschutzexperte.de, können Sie einen externen Datenschutzbeauftragten bereits am 150 Euro engagieren. Dabei sollten Sie sich nicht von den Kosten einer internen Lösung täuschen lassen. Fortbildungen kosten schnell einmal 1000 Euro und mehr. Zudem muss die Arbeitszeit des Mitarbeiters ersetzt werden. Daher sollte gut kalkuliert werden, bevor eine Entscheidung für oder gegen einen externen Datenschutzexperten getroffen wird.

Ab wann brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten?

Sie sind verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten einzusetzen, wenn:

  • Sie mehr als neun Mitarbeiter haben
  • personenbezogene Daten automatisch verarbeiten

Ein Umgang mit personenbezogenen Daten liegt bereits vor, wenn Mitarbeiter sich regelmäßig über einfache E-Mail miteinander austauschen und kommunizieren. Ebenfalls kommen Sachbearbeiter häufig täglich mit schützenswerten Daten in Kontakt. Bei nicht-automatischer Verarbeitung personenbezogener Daten muss ab zwanzig Mitarbeitern ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Arbeiten Sie im Geschäftsfeld der Datenerhebung oder der Markt- bzw. Meinungsforschung, müssen Sie unabhängig von der Mitarbeiterzahl einen Beauftragten ernennen. Die Bestellung des Datenschutzbeauftragten muss dabei schriftlich erfolgen.

Benötigt ein Datenschutzbeauftragter spezielle Kenntnisse?

Zu einem Datenschutzbeauftragten in einem Unternehmen darf nur eine Person bestellt werden, die über entsprechende Sachkunde verfügt. Hierzu zählen:

  • Juristisches Wissen
  • IT-Kenntnisse
  • gute Fachkenntnis
  • Kenntnisse in der Betriebswirtschaft
  • Neutralität

Ob ein Arbeitnehmer Ihres Unternehmens für den Posten infrage kommt, hängt nicht zuletzt von der Sensibilität und der Menge der von den Daten betroffenen Mitarbeiter ab. Dementsprechend steigen die Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten. Ebenfalls zählen bei der Beurteilung Eigenschaften wie Verantwortungsbewusstsein, Integrität sowie Verschwiegenheit.

Gerade die Neutralität spielt bei Mitarbeitern eine Rolle, die noch andere Aufgaben im Unternehmen übernehmen. Dabei kann es schnell zu Interessenkonflikten kommen. Sollte sich aufgrund seiner Tätigkeit der Datenschutzbeauftragte selbst kontrollieren müssen, muss auf eine externe Variante zurückgegriffen werden.

Was genau sind personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzes?

Dies sind Daten über eine bestimmbare oder bestimmte Person, die persönlicher oder sachlicher Natur sind. Laut Artikel 4 Nr. 1 EU-DSGVO umfassen diese:

  • geistige
  • genetische
  • kulturelle
  • soziale
  • wirtschaftliche

Identität einer Person. Dabei müssen diese Daten nicht einer bestimmten Person zuzuordnen sein, sondern müssen lediglich in irgendeiner Art zuweisbar sein.

Was ist die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten?

Gemeint ist hier das automatisierte Verfahren von Datenverarbeitungsanlagen wie Computern. Hierunter fällt das Abfragen, Anpassen, Auslesen, Erfassen, Erheben, Ordnen, Organisieren und Verändern von personenbezogenen Daten. Ebenfalls fällt unter diesen Kontext das Abgleichen, Bereitstellen, Einschränken, Löschen, Vernichten oder Verknüpfen dieser Daten.

Wenn Ihr Unternehmen also mittelbar oder unmittelbar mit einer Art dieser Verarbeitung beschäftigt ist, fällt es unter die allgemeinen Datenschutzgrundsätze. Erweitert gibt es spezielle Regelungen:

  • Es dürfen nur Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den Zweck notwendig sind
  • Ebenso dürfen diese nur so lange verarbeitet werden, wie es tatsächlich notwendig ist
  • Bei der Verarbeitung muss nach Treu und Glauben gehandelt werden
  • Personenbezogene Daten haben auf dem aktuellsten Stand zu sein
  • Unrichtige Daten müssen gelöscht oder berichtigt werden
  • Fazit zum externen Datenschutzbeauftragen

Der Datenschutz ist allgegenwärtig und wurde durch die rechtlichen Entscheidungen in den letzten Monaten immer mehr verschärft. Mit unserem Partner, Datenschutzexperte.de, geben wir Ihnen eine zuverlässige Möglichkeit an die Hand, um einen geeigneten Datenschutzexperten auch für Ihr Unternehmen, einfach und kostengünstig zu bestellen.

Die Kollegen verfügen über eine sehr hohe Fachkompetenz und die gestellten Datenschutzbeauftragten glänzen mit fachlichem Wissen. Die Datenschutzexperten sind zertifiziert und können abhängig von Ihren Anforderungen, alle datenschutzrelevanten Bereiche abdecken. Zur Verfügung stehen Ihnen hier zwei Dutzend Experten, die meist aus dem juristischen Hintergrund kommen.

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten können Sie ganz einfach über die Homepage erfragen. Ebenfalls lassen sich hie alle Details in einem persönlichen Gespräch klären. Lassen Sie sich noch heute von der Qualität von Datenschutzexperten.de überzeugen.

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